Rabu, 07 Januari 2009

Etika Sekretaris Berkomunikasi

Memimpin Rapat
Mempimpin RapatYang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapatMemahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapatMenghubungi/menyiapkan notulen rapatMengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasiMempersiapkan perlengkapan rapatMemeriksa ruangan rapat. Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;Berbicara spontan,Mengemukakan gagasan cemerlangMampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :Pengelolaan konsumsi dan akomodasiPengelolaan tempat rapat
Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaituKomunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikanKomunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkanMengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnyaMemberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkanMemberi intonasi kata-kata yang pentingYang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatikTanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lainBersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahanApa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkanApa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaranTinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar